Перед тем как приступить к оптимизации процедур отбора в какой-либо организации, имеет смысл определить функции каждого из компонентов этой процедуры, поскольку она зависит от каждого из них. Роу и Грутер (Roe and Grueter, 1989) выделили четыре основных ее назначения:
• сбор информации;
• прогностическую функцию;
• принятие решений;
• обеспечение информацией.
Функция сбора информации позволяет получить сведения о возможностях, имеющихся у сотрудника на данной должности, о содержании работы, о необходимом уровне ее выполнения и о требованиях к личности кандидата (см. главу 3). Полезно также уделить внимание информации об общем состоянии дел на данном предприятии, такой как род деятельности и местоположение компании, возможности карьерного роста, виды заключаемых с работниками контрактов, график работы, условия приема сотрудников, ограничения по времени или выделяемым средствам. Кроме того, важными аспектами могут быть тактика деятельности предприятия и основные особенности его корпоративной культуры. То, какие именно потребуются сведения, в значительной степени зависит от специальности, ситуации на рынке труда и того, насколько кандидат или организация готовы пойти на компромисс при обсуждении условий найма. Необходимо отметить, что на практике следует исходить из соотношения затрат и результатов, т. е. усилия, потраченные на сбор информации, должны оправдываться полезностью для организации полученных сведений.